KSeF AI AsystentPolityka prywatności
Wersja z dnia: [UZUPEŁNIJ: LEGAL_VERSION_DATE]
Strona nie jest gotowa do publikacji: ustaw na serwerze OPERATOR_NAME, OPERATOR_ADDRESS, LEGAL_VERSION_DATE.
1. Kto przetwarza dane
Usługodawcą pluginu „KSeF AI Asystent” (dalej: Usługa) jest [UZUPEŁNIJ: OPERATOR_NAME], osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, twórca projektu Aiegio, adres do korespondencji: [UZUPEŁNIJ: OPERATOR_ADDRESS], e-mail: kontakt@aiegio.com.
- Administrator. Usługodawca jest administratorem danych osoby, która łączy konto (NIP, wybrane środowisko KSeF, dane logowania do KSeF), oraz danych technicznych i korespondencji z pomocą techniczną.
- Podmiot przetwarzający. Dane osobowe zawarte w fakturach (np. imiona i nazwiska kontrahentów prowadzących JDG, adresy, rachunki bankowe) należą do podatnika, który korzysta z Usługi — to on jest ich administratorem. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w jego imieniu i na jego polecenie, na zasadach powierzenia opisanych w §8 Regulaminu (art. 28 RODO).
2. Jakie dane przetwarzamy i po co
| Kategoria danych | Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|---|
| NIP firmy, wybrane środowisko KSeF, metoda logowania | Połączenie z KSeF w imieniu użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) |
| Token KSeF albo certyfikat KSeF z kluczem prywatnym | Uwierzytelnienie w KSeF przy każdym poleceniu użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Dane faktur z KSeF (numery, daty, kontrahenci, NIP, nazwy i adresy, pozycje, kwoty, rachunki bankowe) | Udzielenie odpowiedzi na pytanie użytkownika, wyświetlenie faktury, podsumowania VAT | powierzenie (art. 28) — na polecenie użytkownika |
| Dane faktury wystawianej przez użytkownika (nabywca, pozycje, płatność) | Zbudowanie faktury FA(3) i jej wysłanie do KSeF na polecenie użytkownika | powierzenie (art. 28) — na polecenie użytkownika |
| NIP i numer rachunku podane do weryfikacji | Sprawdzenie w publicznym wykazie podatników VAT (Biała lista) lub VIES | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Dane techniczne: adres IP, czas i typ żądania, kody błędów (bez treści faktur) | Bezpieczeństwo, diagnostyka, ochrona przed nadużyciami | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) |
| Korespondencja z pomocą techniczną | Odpowiedź na zgłoszenie, reklamacje | art. 6 ust. 1 lit. b i f |
Nie zbieramy danych szczególnych kategorii, danych kart płatniczych, numerów PESEL (chyba że występują w fakturach pobieranych przez użytkownika z KSeF) ani pełnej historii rozmów z ChatGPT. Usługa nie wykorzystuje danych do profilowania, reklam ani trenowania modeli.
3. Jak przechowujemy dane logowania do KSeF
Token lub certyfikat KSeF podany na stronie łączenia konta nie jest zapisywany w bazie danych. Jest szyfrowany (AES-256-GCM) kluczem znanym wyłącznie serwerowi Usługi i umieszczany wewnątrz tokenu dostępu OAuth, który przechowuje ChatGPT. Bez klucza serwera zawartość tokenu jest nieczytelna. Token dostępu wygasa po 1 godzinie, token odświeżania po 30 dniach.
4. Jak długo przechowujemy dane
- Dane faktur: wyłącznie w pamięci operacyjnej serwera, do 15 minut (lista faktur) i 60 minut (treść pojedynczej faktury) — w celu ograniczenia liczby zapytań do KSeF zgodnie z limitami Ministerstwa Finansów. Po restarcie serwera dane znikają.
- Wyniki z Białej listy VAT: w pamięci do 12 godzin.
- Logi techniczne: do 30 dni.
- Korespondencja z pomocą techniczną: do zakończenia sprawy, a w razie reklamacji do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
- Faktury wystawione w KSeF przechowuje Krajowy System e-Faktur zgodnie z przepisami podatkowymi — Usługa nie prowadzi ich archiwum.
5. Odbiorcy danych
- Ministerstwo Finansów — API KSeF (wyszukiwanie, pobieranie i wysyłka faktur), wykaz podatników VAT (Biała lista).
- Komisja Europejska — system VIES (sprawdzanie numerów VAT UE), wyłącznie w zakresie NIP.
- OpenAI — platforma ChatGPT, w której użytkownik korzysta z Usługi; wyniki narzędzi trafiają do rozmowy użytkownika zgodnie z polityką prywatności OpenAI.
- Hetzner Online GmbH (Niemcy) — infrastruktura serwera (podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia).
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich innym podmiotom. Serwer Usługi działa w regionie: Unia Europejska (Niemcy).
6. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu, a także prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Kontakt w sprawie danych: kontakt@aiegio.com.
7. Jak odłączyć Usługę
- W ChatGPT: Ustawienia → Pluginy/Aplikacje → KSeF AI Asystent → Odłącz.
- W KSeF: unieważnij token lub certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF — Usługa natychmiast traci dostęp.
8. Zmiany polityki
O istotnych zmianach — w tym o zmianie Usługodawcy — poinformujemy na tej stronie z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni.
Summary in English
KSeF AI Asystent connects ChatGPT to Poland's National e-Invoice System (KSeF). Provider: [UZUPEŁNIJ: OPERATOR_NAME]. We process the company tax ID (NIP), the KSeF token or certificate (sealed inside the OAuth token, never stored in a database), invoice data fetched from KSeF on the user's request (kept in memory for at most 15–60 minutes, processed on the user's behalf), invoice data the user asks us to issue, and technical logs. Data is shared only with the Ministry of Finance (KSeF, VAT white list), the EU VIES service, OpenAI (as the platform hosting the conversation) and our hosting provider. We do not sell data, profile users or use data to train models. Contact: kontakt@aiegio.com.